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通过统一通信如何提高企业工作效率

这篇白皮书概述了统一通信如何利用了它强大的移动性在提高工作效率方面发挥了重要作用，员工工作得到了协调，时间得到了节省.它的诸多功能，如：软电话、以及视频会议，使员工可以在有限的工作时间，更有效、更方便地进行同事间、客户间的交流。
目录

  • 为何统一通信可以提高企业工作效率
  • 引言
  • 什么是统一通信
  • 统一通信如何提高企业工作效率
  • 享受其强大的移动性
  • 让沟通变得更具效率
  • 加强与同事、客户之间的沟通
  • 统一通信-实时通信的未来
  • 建议选择专业的UC解决方案
  • 总结
简介
在过去十年里，企业电话系统和通信解决方案有了很大的进步，特别是逐渐转为了带有UC功能，基于IP的解决方案。随着越来越多的公司希望摆脱陈旧的电话系统，UC的需求量也在不断地增长。最新的软件咨询调查显示，76%的中小型企业都对采购UC产品很有兴趣 (Software Advice, 2014)。能够推动UC解决方案实行的主要原因之一就是不论企业的规模和类型，都能够实现生产率的提高。
即便员工在家办公也可以参与网络会议，当他们出差时能在邮箱里接收语音消息，甚至还可以查看他们的同事是否方便接听电话，多亏了统一通信让这些都能成为现实。
不但如此，UC的应用也日趋成熟，并结合了WebRTC新技术的出现，更是加快了这项趋势的进展。WebRTC技术能让用户通过互联网浏览器达到语音和视频的传送，这让统一通信上了一个技术新台阶。
这份白皮书将为您说明统一通信如何在贵公司扮演一名促进生产力、增进同事互动性以及节省员工时间的重要角色。

什么是统一通信？

统一通信（UC）是集合声音、视频以及将文件资料融为一体的方案。用户可以在任何地点接触到任何人。UC的功能包括：即时消息、查看在线状况、视频会议和整合信息。
                                  
对于企业或是其他机构，使用UC程序可以减免对多种通信系统的需求。显而易见，这将会优化业务流程，通过简便的操作步骤增进彼此交流，让人们更容易保持联系。


如何让统一通信提高生产力

既然企业或机构想要更新换代他们的通信设备，那么统一通信将借由它强大的移动性为贵公司扮演一名促进产效力、增进同事互动性以及节省员工时间的重要角色。

1.享受强大的移动性

近几年移动办公成为了日益重要的讨论话题。在InformationWeek的调查中指出，建设移动性办公是人们转用UC的第二大理由（InformationWeek,2014年）。为员工提供强大的移动性、在家办公便捷化对生产力的提高，以及员工是否对工作满意有着密切的关系。
                                    

要知道，由于远程员工数量的递增、办公桌轮用制在众多公司推广，员工需要无论在哪里工作都能接听到他们办公桌上的电话。UC的强大移动性可以用不同方式满足这一需要，这就是我们所提供的一体化概念和软电话服务。                                    

这种一体化概念方便员工无论在哪里办公都可以在他们电脑上、智能手机上、平板上使用软电话来接听他们办公桌上的电话。员工不再需要把公司手机甚至是个人手机号码留给客户了。考虑到60%的员工都会在下班时间接到业务电话，这种一体化概念对于他们是极其需要（Ofcom,2014）。这个功能也适用于使用办公桌轮用制的公司，让员工在公司的各个角落都能接到他的座机而不必赶到他的固定座位上。
                                   

软电话也是统一通信（UC）为移动办公带来的重要功能之一。软电话是 一种通过互联网达到语音和视频通话的软件应用方式。微软、Mac,安卓和iOS，员工即使离开他们的办公桌也可以借由智能手机和平板达到通信功能。


几乎每四个企业中就有近三个会为员工配备笔记本电脑或是智能手机，又或者是“自备设备”政策的实施，这都会成为UC的市场发展的巨大潜力（FROST&SULLIVAN,2014）。但是，会根据企业的需要来提供可靠的通信解决方案，这一点是重要的。
                                    

案例分析：斯坦福大学分析“携程”的案例。携程是一家中国做特价旅行商品的综合网站。研究得出，当他们允许呼叫中心的250名员工可以在家办公时，其公司的生产力得到了上升。远程员工的生产力上升了13%-9.5%。其中增长的三分之一要归功于有一个安静的办公场所，另外三分之二要归功于员工的工作时间提升了。不但如此，更有员工对工作的满意度增加了。

2.让沟通更有效率

统一沟通（UC）突出的一项优点莫过于能知晓对方是否在线的功能。让员工得知想要通话对象在哪里，实时知道是否方便接听，这对于企业来说有着莫大的好处。                                                                                                                                                           
 通过查看对方的在线状态来避免不必要的转接并节约了时间。如果你想转接客户电话到一个分机上，你可以先看那个分机号是否正忙，选择转接给他或者转接到其他分机上。对于有着众多部门的企业和远程办公的人来说这个功能非常实用，因为无法见到，不能判断对方是否方便接听或是否在办公室。
                                            
查看在线功能也允许了同事之间查看彼此的通话状态。例如，你正在开会，就可以把状态调成离开，那通电话将会自动转入其他分机或进入你的语音信箱。这让员工的沟通变得更有效，从而提升了办公效率。研究表明，半数使用了在线功能的公司，消息重复率减少了，'电话标注'为每个员工每周节省3个小时，全年150个小时。以美国员工平均每人每小时赚35美金为例，一间25人的办公室每年可以节省130,000美金。（Cisco系统）
                                           
UC所提供的另一个功能是可以将接收到的传真文件转换成PDF格式传送到用户的电子邮箱，无需其他传真服务器软件。同样地，语音信息也可以转换成音频文件传送到电子邮箱。员工永远能及时收到最新信息，有效地提高了工作效率，要知道错过一条重要的客户信息所带来的损失是巨大的。
                                         
案例分析：总部在澳大利亚，昆士兰州的Horizon Housing是一家物业管理以及为低收入人群提供良好住房环境的公司。Horizon Housing发现使用UC后、生产力明显得到了提高而且增进了沟通。无论是在看房中还是在与租客沟通时，让员工可以从他们手机上接听办公电话是公司最想达成的目的。实时在线功能方便查看对方是否方便接听电话，这将意味着公司可以更有效地管理他们的沟通模式。无论员工是在看房的时候，或是与租客会面的时候都能接听到他们办公桌上的电话的这一想法实现了。实时查看在线的功能方便查看员工是否方便接听电话，让公司的沟通管理更有效率了。
3.促进同事和客户间的合作关系                                         
统一通信（uc）的功能可以帮助促进同事之间的关系，即使双方使用不同的媒介设备也可以达到交流目的。据InformationWeek的报道统计，有62%的公司表示，让他们使用UC的最大动力是因为能改善同事之间的沟通交流。（InformationWeek, 2014）。那些能改善交流的功能有：视频会议和即时消息。
                                  
让UC基于软件的通信方案只要通过简单的几个步骤的安装，就能让您与世界各地的同事或客户进行视频会议了。不但如此，视频会议能节省出差所产生的经费和时间，企业的日常开销也大幅减少了。随着WebRTC技术得出现，视频会议将变得更灵活。
                                     
可视化合作让企业与消费者和供应商在交流和商品演示上起着重要有效的手段。能够面对面的讨论，这比起单一的个人语音会议，视频通话能够更好的激发出创意和促使企业更快的做出决定。非语言交流的可视化合作能帮助促进会谈的成功。 
                                  
即时消息是另一项对提高企业生产效率有帮助的UC功能。快捷随意的消息功能，允许员工更方便的分享他们的想法，省去那些不必要的内部邮件沟通。即时消息让合作变得更有效，特别是在头脑风暴的时候。它另一个重要的好处就是查看对方是否在线。反观电子邮箱，它不会告诉你对方是否在其办公桌上或是告知你对方会在什么时候回复你的邮件。
统一通信的将来- WEBRTC
随着WebRtc技术的出现，统一通信的应用也日趋成熟。WebRtc使得用户通过互联网浏览器达到语音和视频的传送，这意味着用户无需另外下载其他的软件或插件就能体验网会议了。预测在2019年底将会有20亿WebRTC用户及60亿应用设备的出现（Disruptive Analysis, 2014）。
Web RTC将改变现有UC市场的游戏规则，它提供了一个更便捷以及更具性价比的实时交流方式。WebRTC结合了所有企业视频的优点：多任务处理及协作功能，减少为了开会而要飞往各地的出差需求，没有昂贵的基础设施和人力资源的投入。为了满足不同客户的需要，在市场上WebRTC也有供应商提供昂贵的专有UC。                                                  
                                                
 WebRTC超越了VoIP和网页视频会议的功能，提供了“一键呼叫”功能，可参考亚马逊MAYDAY功能键。只需一键，网页用户通过游览器就能直接向公司发出免费的语音和视频对话。当用户点击网页中的嵌入式呼叫按钮，VoIP将启动并为你转接到相对应的业务负责人。为客户提供满意的服务将直接增加贵公司的销售和生产力。


选择最优秀的统一通信的一些建议
  • 确定您的短期和长期通信需求来确保您所选择的UC是适合贵公司需要的。
  • 避免被一些需要配套系统的厂家“绑架”，要选择使用那些接受通用设备系统的软件，你可以随意地搭配适合贵公司体系的的通话硬件、VoIP供应商、语音网关。
  • 检查哪些UC功能是标准版提供的，有些卖家会对某些特定功能进行收费。
  • WebRTC会为UC市场带来巨大的改革，请和你的供应商确认他们是否愿意更新此项技术。
  • 选择一个多功能的UC产品，允许多方参加视频会议可以提升公司员工之间的合作意识  。
  • 选择那些可以建立在您现有IT设备和CRM程序的通信方案。
总结
那些实施最新版本UC的企业都能感受到无论是与内部员工还是和外部客户的沟通为此变得高效率，显著提升生产效力。在线查看、软电话、和视频会议的功能，使得员工之间、与客户的沟通变得更通畅，更能合理利用工作时间。 UC解决方案将会变得越来越复杂与通过实时通信技术的增长。随着实时通信技术的发展UC的解决方案也越加成熟完善。
                                                 
 再未使用UC之前，企业需要考虑整体的通信方案。使用UC方案是面向未来的投资，高品质的供应商会提供一个功能齐全并安全的通信系统，这将提高生产力，打造公司的专业形象。3CX电话系统是一款结合了所有这份白皮书中所提到的UC功能并基于软件服务的通信方案。不但如此，3CX还提供了网页会议服务，3CX WebMeeting是为数不多提供多方网页会议的供应商之一。3CX电话系统基于它便捷的安装和管理能让企业节省近70%的通信花费,是IT管理员是设计时的理念。
                                            
3CX是其电话系统的研发者，是Window用户使用UC的开放平台，它能和市场上普通SIP电话链接，并可取代任何专有PBX。3CX电话系统比传统PBX更便于管理，在提高生产力的同时节省了大量的成本。全球优秀公司都在使用3CX，波音、三菱汽车、洲际酒店、哈雷戴维森、百事集团等。在2011、20122年，3CX被CRN提名为新兴产品供应商。2013年获得CRN五星合作伙伴。3CX还获得过Windows服务器证书并赢得了Windownetworking.com的金牌，e Windows IT Pro 2008 Editor’s最佳奖，Computer Shopper颁发了最值得购买奖。3CX在澳大利亚、塞浦路斯、香港、马耳他、南非、英国、美国都有办事处。请游览我们的网页
关于3CX  (www.3cx.com)
3CX是3CX电话系统的研发者，是Window用户使用UC的开放平台，它能和市场上普通SIP电话链接，并可取代任何专有PBX。3CX电话系统比传统PBX更便于管理，在提高生产力的同时节省了大量的成本。全球优秀公司都在使用3CX，波音、三菱汽车、洲际酒店、哈雷戴维森、百事集团等。在2011、20122年，3CX被CRN提名为新兴产品供应商。2013年获得CRN五星合作伙伴。3CX还获得过Windows服务器证书并赢得了Windownetworking.com的金牌，e Windows IT Pro 2008 Editor’s最佳奖，Computer Shopper颁发了最值得购买奖。3CX在澳大利亚、塞浦路斯、香港、马耳他、南非、英国、美国都有办事处。请游览我们的网页http://www.3cx.com。并可在facebookwww.facebook.com/3CXPhoneSystem和推特上关注我们@3cx.
参考资料

● 3CX, April 2014: ‘Horizon Housing at home with 3CX Phone System’ [http://bit.ly/1CGXrp1]

● Cisco Systems: ‘Empowering  Small and Field Offices with IP Communications’[http://bit.ly/10m5SIz]

● Disruptive Analysis,  September 2014:‘WebRTC Market Status & Forecasts’[http://bit.ly/1x1q6C3]

● Frost & Sullivan, March 2014: ‘The Future of Mobile Devices from a Customer PerspectiveUnited States and Europe’ [http://bit.ly/1oCYU7y]

● Harvard Business Review- Nicholas Bloom, Jan-Feb 2014: ‘To Raise Productivity, Let More Employees Work from Home’ [http://bit.ly/1E3eX8u]

● InformationWeek, April        2014:       ‘State     of    Unified Communications Report   2014’ [http://ubm.io/1oCWGoA]

● Ofcom, August 2014: ‘The Communications Market Report 2014’ [ http://bit.ly/1pHGZf7]

●Software Advice, August 2014: ‘Software Advice BuyerView: VoIP Software Report 2014: Insight into today’s small-business software buyer’ [http://bit.ly/YRgD4x]

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